Một yêu cầu báo giá hữu ích cung cấp đủ thông tin để các nhà cung cấp báo giá cho cùng một nhu cầu. Nêu ứng dụng dự kiến, xác định vải hoặc mẫu tham chiếu và tách yêu cầu bắt buộc khỏi mong muốn ưu tiên. Bạn có thể bắt đầu khi chưa biết đầy đủ mọi chi tiết, miễn là các câu hỏi còn mở được thể hiện rõ.
Mục tiêu là có cơ sở so sánh để ra quyết định. Giá đơn vị thấp không có nhiều ý nghĩa nếu một nhà cung cấp báo giá theo khổ vải, hoàn tất, số lượng hoặc phương án giao hàng khác.
Bắt đầu từ ứng dụng và mẫu tham chiếu
Giải thích vải sẽ được dùng để làm gì và nằm ở bộ phận nào của sản phẩm. Cung cấp mã mẫu tham chiếu, ảnh hoặc bản thông số kỹ thuật hiện có (tiếng Anh) (bằng tiếng Anh) nếu có. Với vải lưới, bổ sung ảnh cận cảnh có thước hoặc mốc tỷ lệ và nêu yêu cầu quan trọng về độ co giãn hoặc độ che phủ.
Đánh dấu từng thông tin là bắt buộc, ưu tiên hoặc có thể đề xuất. Cách này cho phép nhà cung cấp đưa ra phương án thay thế mà không âm thầm thay đổi cơ sở báo giá. Yêu cầu liệt kê riêng các điểm khác biệt so với yêu cầu.
Nếu cung cấp mẫu tham chiếu, hãy nêu rõ mẫu dùng làm chuẩn cho ngoại quan, cảm giác tay, cấu trúc, tính năng hay tất cả các yếu tố này. Mẫu có thể là điểm khởi đầu hữu ích nhưng chưa phải bộ thông số kỹ thuật hoàn chỉnh.
Cung cấp các thông tin ảnh hưởng đến việc so sánh
| Mục thông tin RFQ | Thông tin cần cung cấp |
|---|---|
| Ứng dụng | Bộ phận sản phẩm, mục đích sử dụng và điều kiện chăm sóc liên quan |
| Nhận diện vải | Mã tham chiếu, mã nhận diện mẫu và phiên bản thông số kỹ thuật |
| Yêu cầu kỹ thuật | Thành phần, cấu trúc, GSM và khổ hữu dụng nếu đã biết |
| Tính năng | Đặc tính cần có, phương pháp thử và giới hạn đã thống nhất hoặc được đề xuất |
| Màu sắc và hoàn tất | Tham chiếu màu, xử lý và yêu cầu phê duyệt |
| Số lượng | Số lượng thử và sản xuất, đơn vị và phân bổ theo màu |
| Mẫu vải | Kích thước mẫu, nội dung đánh giá dự kiến và ngày cần có |
| Cơ sở thương mại | Đồng tiền, đơn vị tính giá, đóng gói và thời hạn hiệu lực báo giá |
| Giao hàng | Điểm đến, mốc thời gian cần đạt và điều kiện giao hàng đề xuất |
Nêu riêng khổ hữu dụng khi hiệu quả cắt có ý nghĩa quan trọng. ASTM D3774 đề cập cả khổ vải và khổ hữu dụng; hãy yêu cầu nhà cung cấp xác định báo giá đang sử dụng số đo nào. ASTM D3774
Yêu cầu nhà cung cấp phản hồi có cấu trúc
Yêu cầu mã tham chiếu của vải được báo giá, thông số được chào và danh sách các điểm khác với yêu cầu. Đề nghị nhà cung cấp phân biệt hàng có sẵn với hàng sản xuất mới và nêu rõ sự kiện nào bắt đầu thời gian giao hàng được báo.
Mốc bắt đầu có thể là phê duyệt mẫu, xác nhận màu hoặc điều kiện thương mại tiên quyết khác đã thống nhất. Hãy ghi mốc này cạnh thời gian được báo để có thể lập kế hoạch ngày giao.
Yêu cầu tách riêng chi phí phát triển, mẫu, thử nghiệm và các khoản khác. Khi báo giá phụ thuộc vào số lượng tối thiểu theo màu hoặc cấu trúc (tiếng Anh) (bằng tiếng Anh), cần nêu rõ điều kiện đó. Tổng số lượng đơn hàng có thể che khuất cách phân bổ theo màu làm thay đổi báo giá.
Tách biệt giá và điều kiện giao hàng
Nêu rõ đơn vị tính giá: kilogram, mét dài, yard hoặc đơn vị khác đã thống nhất. Khi quy đổi báo giá theo trọng lượng, sử dụng GSM và khổ vải tương ứng, đồng thời tách lượng vải tịnh khỏi bao bì.
Nếu sử dụng Incoterms, hãy ghi rõ điều kiện, địa điểm được chỉ định và phiên bản. ICC giải thích rằng các quy tắc này phân chia nghĩa vụ giao hàng, rủi ro và chi phí, nhưng không quy định đầy đủ thông số sản phẩm, phương thức thanh toán hay việc chuyển quyền sở hữu. Những nội dung đó cần được thỏa thuận riêng. ICC về Incoterms và hợp đồng thương mại
So sánh phạm vi giao hàng cẩn thận như khi so sánh giá đơn vị. Tính thêm các chặng vận chuyển chưa bao gồm và chi phí liên quan khác trước khi xem các báo giá là có thể so sánh.
Trình bày yêu cầu ngắn gọn, có cấu trúc
Hãy viết tin nhắn đầu tiên sao cho dễ trả lời. Bắt đầu bằng bộ phận sản phẩm và mục đích sử dụng, sau đó cung cấp tham chiếu, số lượng, phân bổ theo màu và thời gian. Kết thúc bằng những gì bạn cần nhận lại: thông số được chào, các điểm khác biệt được liệt kê rõ, phương án cung cấp mẫu và báo giá chi tiết từng khoản.
Yêu cầu ở giai đoạn phát triển ban đầu có thể chỉ cần nêu rằng bạn đang cân nhắc hai cấu trúc vải lưới và cần mẫu phù hợp cho một ứng dụng cụ thể. Đưa bối cảnh đó vào phần mô tả, kèm hình ảnh tham khảo nếu có. Để mở những số đo chưa biết thay vì phỏng đoán.
Sau khi nhận phản hồi, đặt các báo giá cạnh nhau và làm rõ các điểm khác biệt trước khi xếp hạng. Nếu một thông tin vẫn chưa biết, hãy giữ nó là mục còn mở thay vì điền từ phản hồi của nhà cung cấp khác.
Hoàn tất các điểm còn mở trước khi đặt hàng
Sau khi chọn được phương án, hãy gắn báo giá cuối cùng với mẫu đã được phê duyệt và phiên bản thông số kỹ thuật. Thay các giả định trước đó bằng giá trị đã thống nhất, đồng thời hoàn tất các bước kiểm tra nhà cung cấp (tiếng Anh) (bằng tiếng Anh) liên quan trước khi cam kết đặt hàng.
Gửi RFQ vải của bạn cho CWT kèm yêu cầu, số lượng và những câu hỏi bạn còn cần được giải đáp.